Podemos classificar as despesas como:

• Administrativas – que decorrem do esforço desenvolvido pela empresa no sentido de cumprir eficazmente as suas funções administrativas de planejamento, organização e controle.

• Comerciais – que resultam da atividade que a empresa desenvolve com o objetivo de colocar mercadorias e serviços ao alcance do consumidor, influenciando, ao mesmo tempo, as suas decisões de compra.

Em relação aos gastos, conclui-se que os chamados custos de produção cessam no exato momento em que o produto industrial dá entrada no estoque de produtos acabados.

A despeito do que se poderá apressadamente supor, a analise e o controle das despesas administrativas e comerciais apresenta uma complexidade maior do que aquela encontrada no estudo das despesas de fabricação, principalmente em função de dois fatos distintos:

1. Os custos de fabricação tem sido exaustivamente estudados desde os primórdios da chamada administração racional, enquanto os métodos e princípios dessa mesma administração racional só muito mais recentemente têm sido aplicado à análise dos custos comerciais.
2. A apuração dos custos administrativos e de distribuição por produto ou por programa é, em geral, muito mais complexa do que o cálculo dos custos de fabricação. Isso porque os custos comerciais compõem-se de um mínimo de gastos diretos classificando-se todos os demais, como indiretos.

Tal fato constitui um considerável óbice à análise eficiente desse tipo de gastos, dado que a impropriedade ou excessiva complexidade do padrão de rateio adotado compromete de forma definitiva o valor dos resultados obtidos.

Podemos enfatizar que a análise das despesas interessa à administração no sentido de conduzir racionalmente os seus negócios e lhe permita a qualquer momento, obter resposta a questões tais como:

• Qual produto mais lucrativo.
• Qual o distrito ou região de vendas mais lucrativo.
• Que departamento ou escritório funciona dentro de bases mais econômicas.
• Quais os vendedores mais eficientes em termos de quantidade vendidas e de lucros realizados.

O objetivo da análise das despesas administrativas e comerciais consiste, exatamente, em responder parcialmente (em associação com análise de outros tipos de custos) a perguntas desse tipo.

É evidente que a base da análise de qualquer despesa reside no sistema de registro contábil mantido pela empresa.

As análises serão, por conseguinte, tanto mais fáceis e eficientes quanto mais adequados forem os registros contábeis disponíveis.