Princípios de controle interno

Para estarem alinhados aos objetivos da administração, os sistemas de controle interno devem seguir um conjunto de princípios, verdadeiras medidas orientadoras, que devem ser adotadas pela empresa. Alguns princípios de controle interno são:

• A autoridade deve ser determinada, de acordo com a orientação da administração. O controle é ineficiente quando não existe uma clara delegação de autoridade.
• A execução das transações deve estar segregada de seu registro contábil. Um empregado ou departamento não deve ocupar uma posição que tenha ao mesmo tempo o controle das transações e seus registros contábeis. Mesmo em ambiente altamente informatizados, onde a introdução de dados no sistema de informação é feita pelo departamento que efetua as transações, o controle do registro contábil é responsabilidade da área de contabilidade.
• As transações devem ser realizadas mediante autorização. A autoridade máxima em uma empresa pertence aos acionistas e é delegada à administração. Esta estabelece as condições nas quais devem ser executadas as transações especificas.
• É necessário utilizar provas independentes para comprovar que as operações estão adequadamente registradas. As transações registradas na contabilidade devem ser as mesmas existentes nos sistemas operacionais das áreas da empresa e devem estar documentadas.
• Nenhum empregado da organização deve ter todo o ciclo de uma transação comercial sob seu controle. As operações devem ser estruturadas de forma que duas ou mais pessoas ou áreas participem das transações, e que o trabalho de um seja a prova do trabalho de outro, pois a segregação aumenta a eficiência das operações e indica rapidamente erros causais ou intencionais.
• Deve haver rotação entre empregados designados para execução dos trabalhos. Essa atitude reduz as oportunidades de ocorrência de fraudes, resulta em estímulo para inovações, aumenta a qualificação técnica e profissional dos empregados, elimina a dependência dos “especialistas” e resulta em novas idéias sobre sistemas, métodos e processos.
• Todos os empregados da empresa devem sair de férias. O descanso permite repor as energias, ordenar as idéias e é um direito trabalhista. Não sair de férias significa também manter encobertos erros e fraudes que porventura existam;
• As instruções devem ser feitas por escrito. A empresa deve ter manuais de normas, procedimentos, instruções operacionais ou outros que incentivem a normatização, coibindo erros de execução e garantindo a qualidade dos processos.

É recomendável utilizar meios eletrônicos para registrar automaticamente as transações. O avanço e o barateamento dos recursos de informática permitem desenhar sistemas que aumentam consideravelmente a eficiência do controle, possibilitando realizar e registrar simultaneamente as transações.